Les cercles sont formés par l’ensemble des membres de Cohabitat Québec, à raison de cinq à dix membres au sein de chacun des cercles. Voici les 8 cercles de la communauté :
- Bâtiments
- Terrain
- Vie Communautaire
- Développement communautaire
- Communications
- Gestion
- Le conseil d’administration général
- Le conseil d’administration
Bâtiments
Ce cercle voit à la planification et à l’exécution des tâches d’entretien préventif des bâtiments, à la tenue d’un registre des interventions, à à la mise à jour d’un Manuel d’entretien préventif, à la gestion des outils et de l’atelier, à la coordination des travaux communs sur les bâtiments (corvées) et à l’évaluation des demandes de modifications par les copropriétaires dans les parties privatives.
Terrain
Ce cercle est responsable de la planification des tâches d’entretien du terrain, des aménagements extérieurs, de la gestion des travaux communs au printemps et à l’automne ainsi qu’à des moments clés (corvées), du déneigement, de la planification et la mise en oeuvre du potager, à la gestion des outils et de la remise extérieure et de la patinoire.
Vie communautaire
Ce cercle s’occupe de coordonner les tâches des équipes de travail, du programme de vie à cohabitat, de la politique d’utilisation des espaces communs, de former les membres quant à l’utilisation d’appareils spécialisés, de coordonner les activités d’entretien des espaces intérieurs (corvées), de la gestion de la conciergerie et de la maison commune en général.
Développement communautaire
Ce cercle traite de tout ce qui concerne le bon fonctionnement de la communauté et est responsable de la promotion de la mission, de la vision et des valeurs de Cohabitat Québec.
Il voit à la bonne application de la sociocratie comme mode de gouvernance et au respect de la communication non-violente entre les membres. Il promeut les liens intergénérationnels, notamment par le biais d’activités récréatives et de ressourcement. Il s’occupe également de l’accueil et de l’intégration des nouveaux membres. Enfin, il promeut le développement durable au sein de la communauté et dans la société.
Communications
Ce cercle est responsable des activités de communication internes et externes. Il gère les demandes de visites de la part des médias, des politiciens et des chercheurs-étudiants désireux de connaître le concept de Cohabitat Québec. Il est responsable du site Web et des médias sociaux.
Il met en place des stratégies efficaces pour la communication interne, visant le partage d’informations et de documents entre les membres, notamment la gestion de l’intranet et de nos espaces de collaboration numériques. Il assure le développement de liens avec les autres citoyens du quartier et la diffusion du concept et des valeurs de Cohabitat dans la société, notamment en aidant des groupes de cohabitats en émergence.
Gestion
Ce cercle voit à la saine administration des budgets et fonds de prévoyance ainsi qu’à la tenue des livres. Il s’occupe des assurances, des tâches de secrétariat, des registres, de la déclaration de copropriété et des règlements et politiques. Il a aussi la responsabilité de traiter des litiges légaux (avec le CA) et des contrats.
Le conseil d’administration général
Le cercle général est un conseil d’administration élargi, nommé conseil d’administration général (CAG). Il est formé des administrateurs, des seconds liens des cercles thématiques et du coordonnateur général. Il prend des décisions sociocratiques d’orientation et adopte les règlements et politiques de l’organisation. Il est le gardien du concept de cohabitat. Par défaut, toutes les décisions du CAG sont des décisions du CA, à moins d’une objection d’un administrateur.
Le conseil d’administration
Pour répondre à sa mission, Cohabitat Québec a adopté deux structures juridiques. La coopérative de solidarité (formule différente d’une coopérative d’habitation) à l’origine promoteur du projet de construction, a été maintenue par la suite pour les aspects communautaires de la vie à Cohabitat Québec. Pour sa part, la copropriété est régie par une déclaration de copropriété et dirigée par un syndicat de copropriété.
The conseil d’administration restreint (CA) fonctionne en cercle à l’intérieur du conseil d’administration général (CAG). Il est composé des administrateurs provenant des cercles thématiques et de l’administrateur externe. Le coordonnateur général participe aux réunions du CA.